Agilidad y redes sociales para aumentar la matrícula
Puntos clave
- Agilidad y dinamismo son dos objetivos para alcanzar dentro del departamento de atracción y admisiones
- Sumar a las redes sociales a una estrategia de atracción, debe ir acompañado de un proyecto de integración entre aplicaciones tecnológicas
- Ajustes operativos, rediseño de flujos de trabajo y una estrategia de manejo de cambio son fundamentales para adaptarse a un mundo cambiante
Los canales digitales de comunicación de la Universidad San Francisco de Quito, en Ecuador, han dinamizado el proceso de atracción de prospectos y su conversión a nuevos estudiantes, luego de que el equipo de admisiones los integrara con la plataforma Ellucian CRM Recruit.
La universidad da seguimiento personal y automatizado a sus prospectos y estudiantes durante todo el ciclo, desde el primer contacto, el acompañamiento vocacional, inscripción y bienvenida al campus. Apoyado por Ellucian CRM Recruit, el personal de admisiones puede conocer los gustos, intereses y habilidades personales de los jóvenes, lo que le permite ofrecer experiencias entrañables que reafirman el vínculo de los estudiantes con su institución.
“El CRM Recruit nos ha ayudado muchísimo en la captación de estudiantes, ya que está integrado con las redes sociales hemos amentado en un 5% el número de prospectos que tenemos”, cuenta Christian Vinueza, ingeniero de Infraestructura de la USFQ. “Por medio de Google Ads y Facebook, hemos diseñado algunos formularios que los propios estudiantes llenan en línea, de esa manera, la información pasa directamente al CRM”.
El equipo de admisiones también tiene un proyecto desde donde responden de forma automática a los estudiantes interesados en conocer la oferta de la universidad, directamente desde el CRM, todas las preguntas recibidas desde las redes sociales. “Hemos aumentado la base en la que trabaja el equipo de admisiones y también la cantidad de estudiantes que se captan. En el proceso de atracción actual, estamos un 50% por encima del avance alcanzado en el mismo periodo del año anterior”, continua Christian.
Antes, todo el personal del área de admisiones se encargaba de dar seguimiento al estudiante o aspirante. Lo llevan desde el primer contacto como interesado hasta el último paso del proceso, ya como alumno inscrito. “Recruit les ha ayudado a cambiar la mentalidad. Ahora se han dividido internamente en tres áreas estratégicas: tienen un área de Atención Telefónica, que se encarga de llamar para promocionar las campañas y carreras. Un área que les ayuda con la parte operativa, pero ya no tienen que llenar la solicitud, eso ya lo ha llenado el aspirante y esa información pasa automáticamente al sistema de información estudiantil, Banner, de Ellucian, en donde también esta integrado el CRM Recruit. La tercera área está enfocada directamente al marketing y la comunicación”, concluye Vinueza.
Con estos ajustes operativos, un rediseño de los flujos de trabajo y una estrategia de manejo de cambio, la Universidad San Francisco de Quito, ha conseguido aumentar el número de campañas publicitarias y de atracción, han integrado la escucha e interacción con prospectos directamente desde las redes sociales y han permitido el crecimiento de su departamento de atracción y admisiones, lo han reestructurado y con el soporte de la tecnología de Banner y Recruit, ha conseguido un alto nivel de agilidad y dinamismo.
