La importancia de la toma de decisiones impulsada por datos en la educación superior

Puntos clave

• Decidir con base en datos permite identificar oportunidades nuevas o perdidas, responder a las nuevas condiciones del mercado, lanzar servicios innovadores y satisfacer las necesidades de los estudiantes.
• El desarrollo de planes de resiliencia institucional es clave para sobrevivir a la disrupción en las operaciones diarias de universidades e instituciones educativas.
• Los datos tienen un papel clave en la "preparación para el futuro" de cada institución, su manejo correcto asegura la continuidad operativa. 

A medida que el panorama de la educación superior se hace cada vez más competitivo, las instituciones enfrentan mayor presión para informar y rendir cuentas sobre cómo se desempeña su gente, programas y activos. Esto crea un entorno de mayor rendición de cuentas, en donde se espera que las organizaciones respondan preguntas de toda una gama de procesos, identifiquen y anticipen tendencias y trabajen como una institución que cambie y crezca.

Al jugar un papel clave para garantizar la continuidad comercial, el uso avanzado de recolección y análisis de datos brinda a las instituciones la capacidad de ser más rentables, desempeñarse mejor y racionalizar la forma en que operan.

Datos (el combustible de una nueva era de toma de decisiones basada en hechos)

Mientras que la experiencia y el instinto son esenciales, las organizaciones que toman decisiones impulsadas en datos para obtener mayores conocimientos de las necesidades de los estudiantes, profesores y de la institución tendrán una ventaja competitiva. Cuando se hace correctamente, una estrategia impulsada en datos bien planeada e implementada puede impactar positivamente en todas las áreas, en el éxito institucional y estudiantil.

La toma de decisiones impulsada en datos da a las instituciones la oportunidad de identificar oportunidades nuevas o desaprovechadas, responder a nuevas condiciones de mercado, lanzar servicios innovadores y satisfacer las necesidades de los estudiantes. Sin embargo, implementar una nueva base de datos y una solución de analytics requiere más que solo prender un interruptor y esperar el mejor resultado posible.

Esto ya que muchas instituciones tienen problemas con sus datos; porque que no están actualizados o dispersos en bastantes sistemas o es difícil de navegarlos; si estos problemas no se abordan, nunca se alcanzará todo el potencial del software.

Obtén certidumbre al sentar las bases

Cuando las instituciones revisan sus datos y hacen los preparativos antes de implementar el software, tendrán mucha más flexibilidad, junto con una clara continuidad y certidumbre del futuro.

La Universidad de LaVerne sabía qué tan importante era resolver sus retos históricos si querían que una solución que asegurara el futuro de su sistema. Querían una herramienta de análisis de datos que les diera una vista informada de las operaciones de la universidad y transformar esos conocimientos en éxito estudiantil. Para lograrlo, establecieron una política sólida de gobernanza de datos, abordaron la integridad de sus datos en el campus y crearon un proceso de gestión de cambio para apoyar la implementación.

El Dr. Todd Britton, director de información y vicepresidente asociado de la Universidad de La Verne comenta “Comenzamos a tener esas pláticas sobre cómo abordar los problemas de integridad y depuración de los datos que teníamos. Encontramos que necesitábamos tener un enfoque holístico para abordar nuestra práctica de gobernanza de datos”.

Este enfoque ya ha tenido algunos resultados excelentes para La Verne, ya que ahora pueden traer conocimientos valiosos a la mesa para que los diferentes actores puedan tomar decisiones informadas con datos para tener un impacto real y positivo en la institución.
Britton dice “nos ha ayudado a ver lo que necesitamos hacer, en dónde hay fallas en nuestros datos, en dónde ajustar y lo que debemos hacer en términos de actualización de prácticas y políticas. Todo eso nos ha ayudado a avanzar”.

Mejoras en colaboración y conocimientos

Cuando una institución adopta una cultura impulsada por datos, la colaboración y comunicación se vuelven mucho más fáciles. Muchas universidades tienen sus campus dispersos y operan en silos, creando una barrera para la comunicación. Es probable que el departamento de Historia no se comunique con el de Ciencias y viceversa, pero los datos pueden mostrar que enfrentan batallas similares.

Sea para obtener financiamiento para investigación o mantener la interacción con los estudiantes, cuando juntas campus y silos dispares, se hace más fácil identificar y resolver problemas comunes y crecer juntos.

Después de adoptar un sistema ERP para la educación superior (planificador de recursos empresariales) que ayudó a que profesores, personal y estudiantes usaran datos de una forma más estructurada y organizada, la Universidad Edinboro de Pennsylvania pudo construir una plantilla laboral más fuerte.

Antes de que integraran esta plataforma, su oficina de servicios de oportunidades laborales estaba aislada en campus universitarios; es decir, operaban aislados, en lugar de trabajar con otros departamentos académicos y administrativos para enfocarse más efectivamente en el desarrollo de oportunidades laborales. Al implementar una plataforma que permitiera la comunicación y acceso a los datos, pudieron crear un sistema que para juntar estudiantes, departamentos y la oficina de oportunidades laborales.

El resultado fue que vieron un repunte dramático en la interacción estudiantil, con un impresionante aumento de 192% en citas con estudiantes. Monica Clem, directora de la Oficina de Desarrollo de Oportunidades Laborales en Edinboro dijo “Estamos viendo que nuestros recursos están teniendo mucha más atención que en el pasado, y esto es a solo tres meses del lanzamiento. Nos emociona pensar cómo se verán los datos del primer año, dados estos éxitos al comenzar”.

Datos (un activo invaluable)

Los datos son un activo clave para las instituciones ya que apuntala la estrategia, apoya la continuidad comercial y mejora el desempeño en general. Ya sea que tengas un ERP (planeador de recursos empresariales), CRM (gestor de relaciones con clientes) o SIS (sistemas de información de estudiantes), si tu tecnología no está actualizada, todo se afecta y tiene un impacto real en el personal y los estudiantes; se necesita tener un sistema integrado que permita que toda la institución se conecte, adapte y crezca.

Con nuestras soluciones enfocadas en educación superior y caminos flexibles a la nube, no solo tendrás lo que necesitas para los siguientes años, estarás asegurando el futuro de tus sistemas y disfrutarás el apoyo de todo nuestro equipo, listo cuando tú lo estés, en donde estés, para actualizar y levantar todo el conjunto de software de tu institución.

Así, sin importar qué pase en el futuro, tendrás los datos que necesitas para hacer una vida de diferencia para tu institución (y tus estudiantes).